Asigna el buzón al puesto adecuado
Un empleado puede tener varias cuentas de correo asignadas y una predeterminada. Conectar Gmail, Outlook o un buzón IMAP al espacio no asigna automáticamente todos los buzones a todos los empleados. La configuración individual permite decidir quién trabaja con cada cuenta.
Desde Editar perfil → Buzones de correo, cada cuenta admite Sin acceso, Solo lectura o Leer y responder. Elegir una cuenta como predeterminada no concede acceso por sí solo. Revisa tanto las cuentas seleccionadas como el nivel autorizado antes de guardar.
Leer, preparar y enviar
La lectura permite trabajar con el material al que el empleado tiene acceso. Preparar un borrador y enviarlo son momentos que conviene distinguir al dar un encargo. Puedes pedir: «Resume los correos del cliente y prepara una respuesta para revisar». Añade el buzón correcto si el puesto dispone de varias cuentas.
El envío sigue la política de la acción: Denegar, Pedir mi aprobación o Permitir sin preguntar. Con aprobación, revisa la solicitud, el destinatario y el texto antes de decidir Enviar o No enviar. Cuando respondas a un mensaje existente, se conserva su cuenta de origen; revisa ese contexto en lugar de asumir que se usará cualquier buzón predeterminado.
Comprueba el primer recorrido
- Selecciona un correo conocido y verifica que el empleado puede leerlo con el acceso previsto.
- Pide un borrador con instrucciones de tono, destinatario y objetivo.
- Revisa nombres, cifras, adjuntos y compromisos antes del envío.
- Comprueba el resultado de la operación en el buzón correspondiente.
- Si retiras una cuenta, revisa también los encargos y rutinas que dependían de ella.